TITOLO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1 – Principi e finalità

1. Le disposizioni contenute nel presente Regolamento si applicano all’Associazione AUGUSTO CASTRUCCI APS – ETS -, (da ora in poi definita “Associazione”) ed in particolare ai soci, ai volontari, agli amministratori della Sede legale di Firenze, delle sedi periferiche di Milano e Rimini e delle  rappresentanze territoriali qualora istituite.

2. I processi amministrativo-contabili si ispirano ai principi di legalità, trasparenza, speditezza, efficienza, efficacia ed economicità nell’utilizzo delle risorse e tendono alla responsabilizzazione nella gestione e al conseguimento degli obiettivi prefissati.

3. I principi generali dell’attività amministrativa si riferiscono alle disposizioni previste dal Codice Civile art. 2214; dal D.Lgs. n. 460 del 1997; dall’art. 20 bis D.P.R. n. 600 del 1973; dal D.Lgs. n. 139 del 2015, dal Dlgs 112/2017 e successive modificazioni, nonché ai principi contabili nazionali vigenti, in quanto applicabili.

4. Il presente Regolamento definisce in linea generale l’attività amministrativa e disciplina il sistema contabile, la sua struttura, le sue finalità ed il sistema dei controlli.

TITOLO II

GESTIONE DEL PATRIMONIO

Articolo 2 – Gestione patrimoniale

1. Il patrimonio sociale dell’Associazione è unico ed è costituito da tutti i beni mobili e immobili disponibili a titolo di proprietà.

2. Esso è amministrato secondo le indicazioni dello Statuto sociale.

3. La gestione, fiscale e giuridica del patrimonio associativo è affidata a una Commissione Economica e Finanziaria Unica che ne curerà tutti gli aspetti e che opererà preso la sede legale di Firenze;

La Commissione curerà la rendicontazione annuale e trimestrale di cassa, nonché la sua pubblicazione sul registro nazionale (o regionale) degli Enti del Terzo Settore, sulla base delle attività svolte anche dalle sedi periferiche di Milano e Rimini, le quali avranno comunque l’onere di comunicare mensilmente la rendicontazione delle entrate e delle uscite. 

4. Gli interventi di manutenzione ordinaria sui beni immobili di proprietà fanno capo alla struttura cui è affidata la gestione (cessione in comodato alla nuova associazione dei servizi a Firenze), mentre gli interventi di manutenzione straordinaria saranno a carico dell’Associazione. Stesso discorso vale per le sedi decentrate, regolate da specifici contratti d’affitto o d’uso.

5. Costituiscono atti relativi alla gestione del patrimonio dell’Associazione, e sono

disciplinati dai successivi articoli, le seguenti operazioni:

a) acquisto o cessione di immobili di proprietà dell’Associazione, nonché di diritti reali sugli stessi;

b) acquisto o cessione di mobili e arredi, macchine e attrezzature;

c) acquisto o cessione di titoli, prodotti finanziari di vario genere comunque denominati;

d) disciplina relativa a lasciti ereditari.

6. L’acquisto e la cessione di immobili avviene previa deliberazione dell’Assemblea dei Soci, con la quale viene altresì indicato chi sia autorizzato ad agire, nel caso specifico, in nome e per conto dell’Associazione. In assenza di indicazioni si intende autorizzato ad agire il rappresentante legale.

7. L’acquisto e la cessione titoli finanziari, di mobili, arredi, macchine, attrezzature e impianti avvengono previa deliberazione del Consiglio d’Amministrazione con la quale viene altresì indicato chi sia autorizzato ad agire, nel caso specifico, in nome e per conto dell’Associazione.

Resta fermo il principio della unicità del patrimonio dell’Associazione ai sensi dello Statuto, per cui i lasciti e le eredità e le donazioni rientrano comunque nel patrimonio  dell’Associazione. 

Articolo 3 – Inventario dei beni immobili

1. La tenuta e l’aggiornamento dell’inventario dei beni immobili, fa capo alla Commissione Economica e Finanziaria dell’Associazione:

a) Descrizione del bene;

b) Data di inizio di utilizzo;

c) Fornitore;

d) Ubicazione;

e) Estremi catastali;

f) Numero e data della fattura d’acquisto;

g) Valore iniziale e valore aggiornato;

h) Data di dismissione o di alienazione;

i) Estremi del provvedimento di alienazione.

2. La valutazione dei beni soggetti a inventario avviene nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti.

Articolo 4 – Inventario dei beni mobili

1. La tenuta dell’inventario dei beni mobili, fa capo alla Commissione economica e Finanziaria:

a) Descrizione del bene;

b) Data di inizio dell’utilizzo;

c) Fornitore;

d) Numero e data della fattura d’acquisto;

e) Valore iniziale e valore aggiornato;

f) Data di dismissione o di alienazione;

g) Estremi del provvedimento di alienazione o di cessione in uso.

3. La valutazione dei beni soggetti a inventario avviene nel rispetto delle disposizioni di legge vigenti e riportata nel proprio rendiconto annuale il valore complessivo dei beni mobili inventariati.

TITOLO III

ORDINAMENTO CONTABILE

Articolo 5 – Organizzazione del sistema contabile e piano dei conti

1. L’Associazione adotta una contabilità semplificata ai sensi delle norme vigenti, pur restando impegnata a rappresentare i fatti di gestione con chiarezza, veridicità, correttezza e trasparenza sia nell’ottica di rendere conto del proprio operato, nel senso della trasparenza nei confronti dei soci, sia di responsabilità sociale nei confronti della collettività di riferimento.

2. L’Associazione adotterà i criteri della contabilità semplificata, almeno sino a quando ne ricorrono i presupposti di legge.

3. Il Piano dei Conti prevede alcuni riferimenti di base, di primo livello, comuni a tutte le Strutture, comprendendo le seguenti voci di costo e di ricavo in rispondenza delle attività specifiche dell’Associazione con le seguenti voci di stato patrimoniale:

COSTI/SPESE

Oneri per gli Organi statutari

Oneri per attività istituzionali

Oneri per progetti speciali e particolari

Oneri per attività accessorie

Oneri finanziari, tributari e patrimoniali

Oneri straordinari

Oneri di supporto generale

Ammortamenti eventuali

Oneri per la gestione patrimoniale

Oneri per attività di raccolta fondi

Gestioni speciali

Risultato gestionale positivo (avanzo)

RICAVI/ENTRATE

Proventi per attività editoriale

Proventi per servizi e attività direttamente connesse

Contributi e finanziamenti di enti pubblici

Contributi e finanziamenti da privati

Contributi per l’attuazione di progetti

Quote associative

Recupero spese

Proventi della gestione patrimoniale

Proventi finanziari

Proventi straordinari

Proventi per attività accessorie

Proventi da raccolta fondi

Gestioni speciali

Risultato gestionale negativo (disavanzo)

STATO PATRIMONIALE

A) ATTIVO

– Quote associative riscosse

– Immobilizzazioni

– Attivo circolante

– Ratei e risconti

B) PASSIVO

– Patrimonio netto

– Fondi per rischi e oneri

– Debiti diversi

– Ratei e risconti

4. Il Rendiconto Annuale è approvato dall’Assemblea dei Soci e predisposto dalla Commissione, di norma, entro il 30 aprile dell’anno successivo alla chiusura dell’esercizio.

5. Esso va predisposto entro il mese di marzo e sottoposto al Collegio dei Sindaci, il quale redige apposita relazione, almeno dieci giorni prima della data di approvazione.

Rendiconto gestionale ed economico: espone i ricavi e i costi dell’esercizio, determinando il risultato di periodo (avanzo o disavanzo di esercizio).

Il Consiglio d’Amministrazione delibera la destinazione dell’avanzo o le modalità di copertura  del disavanzo eventuale che comunque inciderà sul patrimonio netto e lo propongono all’Assemblea dei soci.

Articolo 6 – Libri contabili

1. Per una completa e regolare tenuta della contabilità, la Commissione Economica e Finanziaria avrà cura di tenere e conservare i seguenti libri e registri contabili preventivamente vidimati:

• Libro Giornale, che rappresenta la registrazione a partita doppia dei fatti amministrativi annotati in ordine cronologico;

• Libro degli Inventari, che rappresenta un elenco dettagliato ed analitico di tutte le attività, le passività oltre all’elencazione di tutti i beni di proprietà;

Articolo 7 – Servizio di cassa

1. Il servizio di riscossione e pagamenti ha per oggetto il complesso delle operazioni inerenti la gestione finanziaria dell’Associazione, cioè la riscossione delle entrate e il pagamento delle spese.

2. Tutte le operazioni finanziarie devono comunque transitare dai conti correnti accesi per le due strutture organizzativa gestionali di Milano e Rimini.

3. In particolare, il Servizio di Cassa su conto corrente potrà essere gestito eventualmente anche

attraverso il sistema di home banking on line. In tale caso il Presidente dovrà autorizzare, formalmente per iscritto, una o più persone ad effettuare le operazioni di incasso e pagamento ed i relativi movimenti bancari.

4. Il servizio di Cassa per le Sedi periferiche di Milano e di Rimini avverrà attraverso due specifici Conti Correnti intestati all’Associazione, di norma, attivi presso Poste Italiane SPA, salvo diversa e motivata esigenza.

Articolo 8 – Modalità relativa ai pagamenti

1. Gli ordini di pagamento per spese già deliberate e/o autorizzate recheranno la firma autografa del Presidente o dell’Amministratore appositamente delegato.

2. I pagamenti, di norma, sono eseguiti a mezzo di ordinativi cartacei oppure elettronici on-line, dopo la firma dei rispettivi ordini di pagamento.

3. I pagamenti di massima urgenza possono essere eseguiti immediatamente, purché regolarizzati entro sette giorni, con la firma del relativo ordine di pagamento.

4. Le spese delle Sedi decentrate sono sotto diretta responsabilità dell’Amministratore delegato di sede, espressamente designato dal Presidente e dal Consiglio d’Amministrazione.

5. In caso di assenza o impedimento, solo una delle figure sopra evidenziate potrà essere sostituita dal Vice Presidente.

6. L’incaricato della predisposizione dell’ordine di pagamento accerterà, prima della compilazione,  l’esistenza della deliberazione o del provvedimento al quale esso si riferisce, quando richiesta, la regolarità della documentazione della spesa e la disponibilità di cassa.

7. Ogni ordine di pagamento conterrà, tra l’altro, le seguenti indicazioni:

a) gli estremi del pagamento;

b) gli estremi del beneficiario;

c) l’indicazione della deliberazione o del provvedimento di riferimento;

d) l’indicazione del numero della rata se il pagamento è rateale;

e) la somma da pagare, in lettere e in cifre;

f) l’indicazione della persona autorizzata a riscuotere e a rilasciare quietanza qualora si tratti di prelievo contante, nel rispetto dei limiti imposti dalla normativa anticorruzione.

8. L’Amministrazione decentrata delle attività, nell’esercizio della propria attività di rendicontazione, segnalerà in anticipo al Presidente ed alla Commissione Economica, quando se ne manifesti la necessità, eventuali impegni di spesa eccedenti le proprie disponibilità.

9. Le Sedi decentrate avranno cura di prendere nota degli impegni derivanti dalla propria gestione, verificandone la capienza nella reale disponibilità.

Articolo 9 – Acquisti

1. Gli acquisti saranno corredati di fattura indicante il codice fiscale e la denominazione Associazione AUGUSTO CASTRUCCI APS – ETS -, indipendentemente dalla sede che ha provveduto all’acquisto stesso, con tutti i dati fiscali.

I servizi fatturati vanno inviti alla casella di posta certificata intestata all’Associazione.

2. La Sede legale e le Sedi periferiche possono gestire limitate somme di contante in cassa per far fronte a piccole spese necessarie al buon funzionamento di uffici e servizi, quali, a mero titolo di esempio, minute spese di cancelleria, biglietti per treni autobus e taxi, piccola ferramenta, materiale elettrico, ecc…

3. Le spese saranno rendicontate attraverso fatture di acquisto, ricevute o altro documento fiscalmente valido. In via del tutto eccezionale, laddove non fosse possibile acquisire tali elementi di rendiconto, verrà resa dal Presidente apposita dichiarazione di responsabilità che indicherà la ragione della spesa e della mancanza del giustificativo a corredo.

4. Non sono ammessi compensi forfettari ai volontari, tuttavia, nei casi di presenza giornaliera che non consenta il rientro alla propria abitazione verrà concesso un buono pasto del valore di 10,00 Euro; in tutti i casi, ogni spesa dovrà essere debitamente documentata nelle scritture contabili.

6. Le somme contanti, trattenute come fondo cassa non possono essere superiori a 200,00 Euro per la sede legale di Firenze e di 200,00 Euro rispettivamente per le Sezioni Periferiche di Milano e di Rimini, saranno custodite, sotto personale responsabilità.

7. La movimentazione di denaro contante, che assume sempre e comunque carattere di spesa effettuata, dovrà  essere rendicontata, così come gli eventuali reintegri, con cadenza mensile.

Articolo 10 – Gestione missioni delle persone autorizzate

1. La missione va autorizzata, di norma, preventivamente dal Presidente ovvero dal responsabile delegato della sede di Milano e di Rimini.

2. Le spese rimborsabili, previa presentazione di documenti giustificativi validi sotto il profilo giuridico e fiscale, sono:

a) uso del mezzo pubblico, scelto secondo le opportunità economicamente più vantaggiose, salvo diversa ed esplicita autorizzazione per l’uso del mezzo privato (il taxi può essere utilizzato solo per i percorsi urbani o extra urbani di limitato chilometraggio);

b) alloggio solo in situazioni straordinarie e indifferibili;

c) buono pasto riconosciuto di importo di 10,00 euro.

3. Ogni atto di rimborso deve indicare esplicitamente l’autorizzazione preventivamente concessa, preferibilmente in forma scritta.

Articolo 11 – Norme transitorie

1. Per tutto quanto non espressamente normato dal presente regolamento si applicano le norme statutarie e le leggi vigenti.

2. In caso di variazioni legislative che dovessero rendere incompatibili le presenti norme regolamentari, dovranno automaticamente applicarsi le nuove disposizioni di legge e il Regolamento Amministrativo Contabile dell’Associazione verrà adeguato nella prima seduta utile del Consiglio d’Amministrazione.

3. In sede di prima applicazione verranno tenute, per un esercizio, doppie scritture contabili secondo il sistema economico-patrimoniale a partita doppia e il sistema finanziario.